Trợ lý AI tra cứu văn bản và giữ tri thức cho cơ quan chuyên môn
Bạn có đang gặp những việc này?
Văn bản nhiều, khó tra cứu
Văn bản, quy chế, hướng dẫn ở nhiều nơi; tìm đúng điều khoản mất thời gian.
Soạn thảo lặp lại
Công văn, báo cáo, tờ trình theo mẫu tốn thời gian chuyên viên.
Luân chuyển cán bộ
Tri thức nghiệp vụ không được lưu hệ thống, người mới mất thời gian làm quen.
Rủi ro khi dùng chatbot công cộng
Cán bộ tự dùng chatbot bên ngoài có nguy cơ lộ thông tin nội bộ.
Bốn tình huống cụ thể
Mỗi tình huống kèm ví dụ cách hỏi và kết quả nhận được.
Tra cứu văn bản có trích dẫn
Hỏi đáp trên kho văn bản, quy chế đã nạp, kèm điều khoản để đối chiếu.
“Thẩm quyền xử lý trường hợp này theo quy chế nào?” → trích văn bản và điều khoản liên quan.
Soạn nháp công văn và báo cáo
Soạn nháp theo mẫu của đơn vị; lãnh đạo và chuyên viên rà soát, không tự ban hành.
Nhập nội dung chính → nhận bản nháp công văn theo thể thức.
Giữ tri thức nghiệp vụ
Lưu cách xử lý, bài học, hướng dẫn thành wiki liên kết cho cán bộ tiếp nhận.
Cán bộ mới tra cứu vụ việc tương tự đã xử lý và cách làm.
Tổng hợp và theo dõi chỉ đạo
Tổng hợp nội dung chỉ đạo, đầu việc, thời hạn từ các nguồn đơn vị cho phép.
“Các việc đến hạn tuần này?” → danh sách và người phụ trách.
Nên đưa gì vào, cần cân nhắc gì
Chúng tôi phân loại dữ liệu theo 3 mức ngay từ buổi khảo sát. Xem thêm chính sách sử dụng AI.
Phù hợp để nạp vào
- Văn bản pháp luật công bố, quy chế đã ban hành công khai trong cơ quan
- Mẫu biểu, hướng dẫn nghiệp vụ không thuộc diện mật
- Bài học và tình huống đã ẩn thông tin nhạy cảm
Cần cân nhắc kỹ hoặc không nên
- Bí mật nhà nước: không đưa vào hệ thống kết nối internet
- Tài liệu nội bộ, dữ liệu cá nhân khi dùng nền tảng AI công cộng; ưu tiên mô hình chạy nội bộ
- Dùng chung tài khoản công vụ cho dịch vụ AI bên ngoài
Bắt đầu nhỏ, mở rộng có kiểm soát
Khảo sát và phân loại
Xác định nhóm văn bản, quy trình ưu tiên; phân loại dữ liệu theo 3 mức và yêu cầu an toàn thông tin.
Thí điểm một mảng nghiệp vụ
Dựng bộ não cho một mảng; đánh giá độ chính xác cùng chuyên viên.
Mở rộng và quy chế
Mở rộng mảng nghiệp vụ; ban hành quy tắc sử dụng AI nội bộ và tập huấn.
Dành cho cơ quan chuyên môn, sở ban ngành
Dữ liệu được lưu ở đâu?
Bộ não lưu dạng file markdown trên máy chủ của đơn vị. Với dữ liệu nội bộ nhạy cảm nên dùng mô hình chạy nội bộ để không gửi ra ngoài.
Cán bộ cần lưu ý gì khi dùng AI?
Không chia sẻ bí mật nhà nước và thông tin nhạy cảm lên chatbot công cộng, kiểm tra kỹ kết quả, và không dùng chung tài khoản công vụ, phù hợp Công văn 557/BKHCN-CĐSQG ngày 31/3/2025.
Có nhật ký sử dụng và phân quyền theo vai trò không?
Hiện chưa là tính năng có sẵn; chúng tôi đánh giá và đề xuất giải pháp bổ sung theo từng dự án.
Hình thức triển khai thế nào?
Khảo sát, thí điểm một mảng, rồi mở rộng có kiểm soát; hình thức lựa chọn nhà thầu thực hiện theo quy định của đơn vị.
Bắt đầu cùng MienTay Media
Chọn loại hình của bạn, chúng tôi sẽ liên hệ đặt lịch khảo sát và tư vấn phương án phù hợp.